Как правило, это универсальные программы для обеспечения одновременной работы нескольких пользователей, с хорошо развитой системой поиска и достаточной степенью защиты документации фирмы. Необходимость использования подобных нововведений сегодня не оспаривается, наоборот, быстровозводимые здания и другие современные методы строительства, требуют и более продвинутых решений в вопросах архивирования. Главное преимущество применения корпоративного компьютерного архива документов состоит в оперативности доступа к нужным «бумагам», налаженной системы поиска, на которую раньше могло уйти до нескольких часов.

Структурно корпоративный компьютерный архив представляет собой систему управления электронными аналогами документации любого вида и предназначения. Например, завод может иметь компьютерный архив технических документов для учета, сохранения и обеспечения доступа к необходимым графическим и текстовым документам. Подобным образом предприятие может хранить, учитывать и обеспечивать доступ к проектно-сметным и инвестиционным документам. Компьютерный архив маркетинговых материалов содержит, как правило, рекламные материалы, новости, сведения о конкурентах, прайс-листы и каталоги, планы, отчеты, и так далее. Здесь также могут поводиться аналитические мероприятия, что помогает создать новые разработки и составить план действий.

Кроме того, компьютерные архивы активно применяются в средствах массовой информации для хранения текстовых, аудио, видеоматериалов и прочих мультимедиа архивов, автоматизируя взаимодействие подразделений и офисов (редакции, студии, издательства, типографии и так далее). При помощи электронного хранения документации достигается оптимальная система ввода, учета и хранения электронных аналогов различной информации, каталогизация любой информации в соответствие с определенного вида иерархией, разрешенный доступ по локальной или всемирной сети Интернет. Обеспечивается работа с файлами любого типа, создания удобного сервиса под определенные потребности, например, «сэндвич панели, типы, конструкции и способы производства».